We beantwoorden e-mail als we telefoneren. We maken afspraken terwijl met met een half oor luisteren naar de radio. Constant worden we gestoord door collega’s, sms’jes en andere zaken. Het is wetenschappelijk bewezen als je je aandacht over verschillende activiteiten moet verdelen dat je minder efficiënt werkt. Multitasken = constant schakelen tussen verschillende taken.
We hebben ongeveer 15 minuten nodig om terug volledig geconcentreerd te zijn op de taak waarmee we bezig waren. Taken duren langer en daardoor ben je minder productief. Het is complexer werken, je krijgt meer stress en maakt sneller fouten.
Hoe stop je nu het multitasken ?
- Maak een to do lijst van alle taken die je zeker die dag wilt doen.
- Vraag je af of je alle zaken die dag moet doen of kunnen er zaken wachten ?
- Schrijf alle zaken die in je hoofd spoken op. Zo is je hoofd leeg en kun je beter focussen.
- Plan je dag en probeer ‘s morgens al een belangrijke, moeilijke taak te doen.
- Doe taken één voor één en concentreer je.
- Check e-mail op vaste tijdstippen. Zet het geluidje of envelopje uit.
- Zet je gsm uit of vraag een collega de telefoon even over te nemen.
- Plan overlegmomenten met je collega’s i.p.v. elkaar de hele dag door te storen.
- Neem een echte middagpauze en laad je batterijen op.
Vragen of opmerkingen ? Stuur een mailtje naar de Kantoorcoach Sabine van Meenen. Je vindt mij terug op www.secretarysupport.be
.