Posts Tagged ‘email’

Hoe word je e-mail de baas ?

Posted by Sabine Van Meenen on August 27, 2009  |   2 Comments »

Pakweg 25 jaar geleden in het stenen tijdperk van ICT tikten we onze brieven netjes uit met een oerdegelijke typemachine. De brief werd per post verstuurd in de hoop binnen 14 dagen nieuws te ontvangen.

Vandaag worden we overspoeld door e-mail. We krijgen gemiddeld zo’n 20 à 60 mailtjes per dag. En als je niet binnen enkele uren reageert, krijg je vaak een herinneringsmailtje.

Maar hoe krijg je dan dagelijks je inbox leeg ?

  • Beslis over e-mail net zoals over fysieke post. Ga je het deleten, ga je het bewaren of moet je nog iets doen met het e-mailtje ?
  • Wees kort en zakelijk in e-mail. Stel vragen volgens het 4-W principe.
  • Gebruik een duidelijke onderwerpregel.
  • Let op taal-en spellingsfouten voor je op “verzenden” klikt.
  • Doe het geluid of envelopje uit. Zo ben je niet steeds geneigd je mail te checken.
  • Geef zo weinig mogelijk je zakelijk e-mailadres door en gebruik een goede spamfilter.
  • Gebruik zo weinig mogelijk cc’s.
  • Neem eens vaker de telefoon, het is veel persoonlijker.
  • Leer efficiënter werken met Outlook. Je kunt er ongelooflijk veel mee doen.

Als je op vaste tijdstippen je e-mail verwerkt is het perfect mogelijk op het einde van elke werkdag je inbox leeg te hebben.

Outlook coach nodig ? Surf naar www.secretarysupport.be.

IQ daalt sneller van email dan van marihuana

Posted by Jan Jacobs on May 12, 2008  |   3 Comments »

emailVoor de meeste bedrijven is email niet meer weg te denken uit de algemene werkcultuur. Dagelijks worden we overspoeld met email.
Die emailorgie zorgt voor stress bij heel erg veel werknemers.

Een nieuw onderzoek van de universiteit van Glasgow heeft aangetoond dat slechts weinigen de melding van een nieuw emailbericht kunnen weerstaan. Verder zou een werknemer 4 keer per uur zjn mail checken en zou 2 op 3 werknemers zijn email dwangmatig controleren zonder zakelijke noodzaak.

Volgens een onderzoek van Hewlett Packard zou het gemiddelde IQ met 10 punten doen dalen als gevolg van de continue stroom aan email. Marihuana doet het IQ dalen met 4 punten.

In Amerika werd in verschillende bedrijven gestart met een emailloze vrijdag. De meningen lopen er uiteen over wat het effect hiervan zal of kan zijn.
Zelf boden wij op slimmerwerken.be al een aantal tips om beter om te gaan met die informatiestroom:

Is een emailloze dag voor jou de oplossing of zie jij andere mogelijkheden?

Jouw emailhandtekening met Plaxo Pulse?

Posted by Jan Jacobs on February 28, 2008  |   No Comments »

Slimmerwerken.be kreeg een email van Wim. Hij had kennis gemaakt met de voordelen van Plaxo Pulse. Een tijdje geleden schreef ik hierover een berichtje: Plaxo Pulse, jouw online visitekaartje?

Zijn vraag is heel concreet: hoe zorg ik ervoor dat ik een mooie emailhandtekening heb in outlook.

Met veel plezier leg ik dit uit in dit stappenplan:

Stap 1: download de Plaxo toolbar voor outlook

Surf naar http://www.plaxo.com/products en download de plaxo toolbar voor outlook.
Je krijgt op de website een zeer heldere handleiding hoe je de toolbar kunt installeren.

Of download onmiddellijk via deze link.

Stap 2: activeer de Plaxo toolbar in outlook

Eenmaal de Plaxo toolbar is geïnstalleerd kan het zijn dat hij nog niet zichtbaar is in het menu.

Klik bovenaan in een vrij stukje in het menu van outlook op de rechtermuisknop. Klik vervolgens op Plaxo.


Stap 3: ga naar de wizard E-mail signature

De Plaxo toolbar voorziet een handige wizard die je helpt bij het maken van jouw emailhandtekening.
Klik hiervoor op Plaxo in het menu, daarna op Tools en vervolgens op E-mail Signature.


Stap 4: maak jouw persoonlijke emailhandtekening

In de Email Signature wizard is het mogelijk om jouw emailhandtekening naar eigen wens aan te passen.

Je kunt kiezen uit verschillende kleuren, formaten, welke informatie er moet opstaan. Ook handig is dat je er een link kan aan toevoegen van bv je eigen website. Op die manier komen de mensen op jouw persoonlijke webpagina terecht na het klikken op jouw emailhandtekening.

Na het afsluiten van de wizard via de OK-knop, is jouw emailhandtekening actief.

Veel plezier met je nieuwe emailhandtekening !

10 tips voor minder email

Posted by Jan Jacobs on December 4, 2007  |   2 Comments »

1. Voer geen discussie via email
Wees je ervan bewust dat communicatie voor 80% bestaat uit non-verbale communicatie. Die verlies je bij email. Emotioneel geladen onderwerpen bespreken via email lokt vaak extra misverstanden uit.

2. Laat je schrappen van ongewenste nieuwsbrieven
Zet gedurende een week alle ongewenste email in een aparte map. Na die week neem je een uurtje de tijd om je te laten schrappen van de verzendlijsten.

3. Neem de telefoon om inhoudelijke vragen te beantwoorden
 Krijg je een vraag via email? Neem dan even de telefoon om die vraag te beantwoorden. Vaak zul je hierdoor tijd besparen. Daarbij, persoonlijk contact is toch veel fijner, niet?

4. Vraag aan collega’s om geen ongepaste email te versturen zoals grappen, foto’s, kettingbrieven, …
 Krijg jij veel grappen, kettingbrieven ea van bepaalde contacten? Durf vriendelijk te vragen om daarmee te stoppen. Doe dat best in een persoonlijk gesprek. Die persoon wil je plezieren met zijn email en is zich er niet van bewust dat dit storend kan werken.

5. Beperk het aantal geadresseerden
 Stuur de email enkel naar de mensen die echt nood hebben aan jouw email. Het voordeel hiervan is dat je betrouwbaar overkomt en je email ook gelezen zal worden. Je kan anderen ook beleefd (mondeling) motiveren om op deze manier met email om te gaan.

6. Maak afspraken in team over emailgebruik
 Werk je met een team? Dan zou je samen afspraken kunnen maken rond het gebruik van email. Wat vinden de collega’s fijn en niet fijn? Wat kan via email, wat niet? …

7. Verstuur zelf minder email en gebruik andere communicatiemiddelen
 Als jij vaker gebruik maakt van persoonlijk contact, telefoon of andere middelen, dan kan een leuk effect zijn dat de ander je ook meer op deze manier zal contacteren.

8. Reageer niet op spamberichten
 Als je reageert op een spambericht, geef je de boodschap dat je spamberichten leest. Dus een ideale kandidaat om nog meer spam naar te sturen.

9. Zet je emailadres niet zomaar te grabbel op het internet
 Heel veel spammers graaien emailadressen op het internet om die massaal te bestoken met spam. Zet je emailadres niet zomaar op het internet. Wanneer je het toch doet, codeer die dan, bv info AT slimmerwerken PUNT be

10. Wanneer je je ergens aanmeld, pas dan op voor het ingeschakelde selectievakje
 Als je je aanmeld voor een bepaalde dienst op het internet, pas dan op voor het ingeschakelde selectievakje. Hierdoor geef je vaak onbewust de toestemming om bepaalde email te ontvangen.

Heb jij nog tips?

[w] volgt belangrijke email op

Posted by Jan Jacobs on November 29, 2007  |   No Comments »

Via via kwam ik een hele leuke tip tegen om belangrijke email te kunnen opvolgen.

Dagelijks verstuur ik email die ik nadien ook wil opvolgen. Een bestelling, een vraag of een taak die ik aan iemand toegewezen heb.

Door een simpele [w] toe te voegen aan de tekst, komt deze email automatisch in de map “waiting for”.
Werk je met outlook, dan kun je op de website “waiting-for.com” zien hoe dat werkt.

Hoe volg jij belangrijke email op?

handige userscripts voor Firefox

Posted by Jef Cumps on November 17, 2007  |   1 Comment »

Voor wie het internet besurft met Firefox, zijn er een aantal heel handige, kleine programmaatjes gemaakt die je het leven vergemakkelijken. Het eerste wat je daarvoor doet, is GreaseMonkey installeren. Dit is een toevoeging voor Firefox die die programmaatjes beheert.

Klik hier om GreasMonkey te downloaden en installeren.

Dan ken je op zoek naar handige programmaatjes, of userscripts zoals dat heet. Op deze site vind je er een hele hoop. Door rechtsboven in het zoekveld een zoekterm in te geven en te enteren, kan je snel scripts zoeken die handig voor je zijn. Dit zijn alvast degene die ik standaard gebruik om nog sneller en efficienter met GMail te werken:

En er bestaan zulke scripts voor vanalles en nog wat, niet alleen voor GMail te verbeteren. Kijk maar eens rond op de site.
Er bestaat zelfs iets om vanuit Gmail rechstreeks items in je Google calendar te krijgen, zoals in GTD ook aangeraden wordt.

Veel plezier ermee!

Poptray tegen spam

Posted by Jan Jacobs on November 4, 2007  |   No Comments »

Via de website van sereniteit, kwam ik de volgende tip tegen om spam te voorkomen.

Poptray is een gratis en klein programmaatje die uw mail checkt voordat ze wordt binnengehaald door je mailbox.
Zo kun je spam verwijderen nog voor ze op je pc staat.

 

Het programma heeft verschillende voordelen:

  • ongelimiteerd aantal accounts
  • Je ziet onmiddellijk hoeveel emailtjes er klaar staan
  • Je ziet op voorhand de inhoud van de email
  • Je delete de emails nog voor je ze hebt gedownload van de server
  • het is in verschillende talen beschikbaar, ook het Nederlands

Een ideaal programmaatje dus. Bedankt sereniteit voor de tip!

Orde in je outlook

Posted by Jan Jacobs on November 2, 2007  |   No Comments »

Dagelijks krijg ik tussen de 50 en de 80 e-mailtjes.
Het ene e-mailtje is een opdracht, een ander is een mededeling, dan weer iets heel dringend, enz…

Voor mezelf heb ik een oplossing gevonden in outlook die me dagelijks heel wat tijd bespaart.

email

Eerst heb ik een klassement aangemaakt in outlook door enkele nieuwe mapjes aan te maken. Dit doe je door op postvak-in te klikken met de rechtermuisknop en te kiezen voor “nieuwe map…”.
Zo heb ik mapjes gemaakt met: boekhouding, marketing, team, op te volgen, vertegenwoordiging, enz…

Ik heb ook een mapje met @actie en @cc.
Het apenstaartje zorgt ervoor dat die mapjes helemaal bovenaan staan.

Als ik mijn e-mails check, dan doe ik daar onmiddellijk iets mee:

  • ik geef antwoord op de vraag en/of
  • ik kies voor deleten of bewaren in het klassement
    • ik sleep de email naar de juiste map
    • bij een taak, versleep ik de email naar taken
      • er opent een scherm waarin ik de einddatum en extra info kan invullen
      • of ik wijs de taak toe aan een collega
    • is het een afspraak? Dan versleep ik de email naar mijn agenda. Ook dan opent er een scherm waar ik alle info kan noteren.

Regelmatig krijg ik een kant en klare vergaderverzoek. Hierbij moet ik enkel accepteren of weigeren.

Ik heb ook enkele regels ingesteld. Zo komen bijvoorbeeld alle emailtjes waarbij ik in CC sta, automatisch in de map @cc. Ik ga ervan uit dat die emails minder belangrijk zijn en die lees ik wanneer ik tijd heb.

Hoe maak je een regel aan?
Kies bij extra voor “regels“. Kies vervolgens voor nieuwe regel. Doorloop vervolgens de wizard.
In mijn voorbeeldje was dit: berichten van iemand naar de map verplaatsen + met mijn naam in het vak CC + naam vak = @cc. Vervolgens klik je op voltooien en kun je de regel laten toepassen op alle recente mailtjes.

Veel succes!

hoe nog efficienter emailen?

Posted by Jef Cumps on November 1, 2007  |   No Comments »

Het is heel terecht dat Jan ons tips geeft om spam te verminderen, want het is inderdaad een tijdvreter. Zelf heb ik al geruime tijd zo goed als geen last van spam… omdat ik GMail gebruik.

Hoewel mijn GMail-adres publiekelijk zichtbaar is en dus te ‘stelen’ valt op verschillende webpagina’s, krijg ik ongeveer 4 à 5 spamberichten in mijn inbox… per jaar! GMail heeft namelijk een enorm goeie ingebouwde spamfilter die automatisch alle berichten die spam zijn tegenhoudt. Hij houdt er bij mij dagelijks meer dan 20 tegen. En die filter houdt enkel en alleen échte spam tegen, ik heb voor zover ik weet nog geen enkele mail ‘gemist’ omdat de spamfilter hem tegenhield.

Ik ben een echte fan van GMail, niet alleen omwille van de spamfilter, maar ook omdat:

  • je net zoals je met Google op Internet zoekt in GMail door je mails kan zoeken. Op een fractie van een seconde doorzoek je duizenden mails op zoek naar die ene mail die je nodig hebt.
  • GMail werkt met tags (zoals blogs doen) in plaats van folders. Wat ik een nog handigere manier vind om je emails te klasseren.
  • Je hoeft nooit mails weg te gooien of zuinig te zijn op attachments, want je hebt standaard (en dus gratis) 4,5 Gigabyte ruimte om je emails op te slaan. Wie dat vol krijgt…
  • Bijlagen aan een mail zijn met 1 klik te downloaden, je hoeft niet zoals op HotMail eerst 2 schermen verder klikken vooraleer je eindelijk die bijlage kan bekijken. En als er meerdere bijlagen aan een email hangen, kan je die zelfs samen downloaden, met 1 klik.

Voor mij is emailen een stuk efficienter geworden dankzij GMail. Waar ‘verspil’ jij het meeste tijd mee in verband met emailen? En hoe zou je dat kunnen oplossen?

Laat spam geen tijdvreter zijn!

Posted by Jan Jacobs on November 1, 2007  |   No Comments »

Volgens een onderzoek van Guidion computerhulp onder 40.000 pc-gebruikers, vormt spam dé grootste ergernis en een grote tijdrover.
Een goede antispam-software is een eerste buffer. Krijgt u toch spam binnen, dan kunt u daar maar beter efficiënt mee omgaan om niet al te veel tijd te verspillen.

In outlook kunt u een regel aanmaken voor ongewenste email.
Via Extra, kiest u voor de wizard regels. Daarna maakt u een regel aan op basis van een woord of e-mailadres van de spammer. Eenmaal per week trek je 10 minuten uit om de spam te verwijderen.

Liever handmatig? Gebruik dan de Ctrl-toets ingedrukt en selecteer alle ongewenste berichten. Via de delete knop kun je de berichten verwijderen. Wil je de berichten onmiddellijk en definitief verwijderen? Druk dan op shift + delete.

Een fijne spamloze dag!