Het papierloze kantoor is een utopie. Met de komst van internet en e-mail lijkt onze papierberg alleen maar groter geworden. Dagelijks worden we overspoeld door informatie. Als een document efficiënt en overzichtelijk gearchiveerd is, dan vind je het sneller terug.

De meeste mensen hebben een hekel aan archiveren omdat hun klasseersysteem niet simpel genoeg is. We moeten binnen de 30 seconden iets kunnen terugvinden. Lukt dit niet dan hebben we een gebrek aan een goed systeem.

Daarom deze tips om beter te archiveren:

• Inventariseer alles wat moet gearchiveerd worden.
• Maak een duidelijk verschil in je dagelijks werkarchief en je documentatiearchief .
• Maak een goede keuze in archiefsysteem: digitaal, ringmappen, hangmappen…
• Gebruik een logisch en simpel opgebouwd archiefsysteem.
• Steek elke avond alle stukken terug in het archief. Dit vraagt zelfdiscipline.
• Iedereen klasseert op dezelfde manier.
• Gebruik identieke labels.
• Zorg voor een voorraadje hangmappen of ringmappen.
• Schoon jaarlijks je archief op.
• Archiveer digitaal en op papier op dezelfde manier.
• Houd rekening met de wettelijke bewaartermijnen.
• Leer meer weggooien.

Een goed archief bespaart geld, ruimte en tijd !
Hulp nodig met het beter indelen van je archief ? Surf naar www.secretarysupport.be