Author Archive

Hoe beheer ik mijn agenda beter ?

Posted by Sabine Van Meenen on March 16, 2010  |   No Comments »

Mensen hebben vaak te weinig tijd omdat ze hun agenda niet goed gebruiken. Ze plannen teveel afspraken op één dag of zetten afspraken te ver van elkaar. Door een goed gebruik van je agenda krijg je een duidelijk overzicht en win je tijd.

Alhoewel er velen al voor het digitale agenda kiezen, zijn er nog veel gebruikers die een papieren versie opteren. Kies een agenda die voor jou het prettigst werkt.

agenda_roosters

Gebruik 1 agenda: zowel voor zakelijke als privé afspraken zo heb je nooit overlappingen.

Een agenda gebruik je enkel voor datum of tijdgebonden items vb netwerkactiviteit op een bepaalde dag, klantenbezoek, deadlines, wekelijks sportuurtje, doktersafspraak, schoolvakanties. Calculeer je reistijden en mogelijke files naar afspraken in.

Zet externe afspraken die in dezelfde buurt liggen na elkaar. Zo verminder je reistijden.

Velen gebruiken hun agenda als een “to do list” maar daarvoor dient een agenda eigenlijk niet. Dus gebruik je agenda niet als boodschappenlijstje, ideeënlijst,…daarvoor gebruik je takenlijsten.

Noteer een afspraak in je agenda op de juiste dag en het juiste uur. Noteer de naam en telefoonnummer van de contactpersoon, het onderwerp, het adres waar de afspraak doorgaat en het einduur van je afspraak.

Gebruik de kleurencategorieën of labels in Outlook om een overzichtelijk agenda te hebben.

Leer werken met een digitaal agenda. Het is zo praktisch. Je hoeft nooit iets te doorstrepen. Je sleept gewoon verplaatste afspraken naar een andere dag. Je kunt je smartphone synchroniseren met Outlook en zo heb je steeds alle laatste gegevens bij de hand.

Check je agenda elke avond. Zo heb je een goed zicht over de volgende dag. Controleer op vrijdagmiddag je weekplanning. Is die haalbaar of zijn er teveel afspraken ingepland? Schuif eventueel nog met geplande afspraken.

Een duidelijk en overzichtelijk agenda werkt prettiger ook al is het die week superdruk.  Hulp nodig om het overzicht te houden ? Surf naar www.kantoorcoach.be voor meer tips !

Naar wie stuur jij kerstwensen ?

Posted by Sabine Van Meenen on December 1, 2009  |   No Comments »

De kerstperiode komt eraan. Het moment om onze beste wensen te versturen naar onze relaties. Hebben we wel één bestand met alle contactgegevens van onze kennissen, zakelijke relaties, collega’s en vrienden ?

fig 1-contacts
Krijg je af en toe retour gezonden post  omdat het adres verkeerd  is ?  Of  worden e-mails teruggestuurd met  ‘user unknown’ ?  Als je  regelmatig tijd verspilt om de juiste contactgegevens  te zoeken van een collega  of relatie, dan moet je je databestand eens van nabij bekijken.


8 Tips voor het verbeteren van je databestand:

- Denk erover na welke gegevens je precies nodig hebt van je contacts. Zijn het enkel adresgegevens of wens je vb ook hun verjaardag bij te houden, of een korting die een klant krijgt ?  

- In hoeveel systemen zitten momenteel je contactgegevens ? Inventariseer waar je contactgegevens momenteel zitten. In je gsm zitten telefoonnrs, in het outlookbestand de e-mailadressen, enkele visitekaartjes op papier ? Werk met 1 databestand voor al je contacts.

- Zorg voor een actueel adressenbestand. Als adressen niet compleet zijn of verouderd dan moet je de juiste gegevens opvragen. Dit is éénmaal tijdrovend maar nadien kom je niet steeds het verkeerde  gegeven tegen.

- Digitaliseer je databestand. Heb jij nog een ouderwets adresboekje? Werk met een digitaal bestand. De programma’s Outlook, Excel of Access lenen zich daar perfect toe. Een CRM-pakket gekoppeld met je boekhouding of facturatie moet gemakkelijk te exporteren zijn voor mailings of om gegevens op te vragen.

- Let op de juiste schrijfwijze. Mensen appreciëren het dat hun naam en adres correct geschreven is. Dat straalt professionaliteit uit.

- Breng de gegevens op 1 uniforme manier in. Dit vraagt enige discipline opdat alle medewerkers op dezelfde manier invoeren.

- Leer efficiënt werken met een digitaal databestand. Het is heel handig om mailings te doen en brieven of etiketten samen te voegen. Maar als de vaardigheid ontbreekt verlies je tijd met zaken nog manueel te doen.

- Neem een back-up van je contactgegevens. Als je tijd en energie in de opmaak van een actueel bestand gestoken hebt, zorg dat die gegevens regelmatig gebackupt worden.

Van zodra je databestand up to date is, kun je in een mum van tijd je wensen versturen, een reclamecampagne opzetten of gewoon een telefoonnummer van een contact opzoeken. Succes ermee !

Hulp nodig met het opzetten van je databestand ? Surf naar www.secretarysupport.be

 

 

 

Stop met multitasken !

Posted by Sabine Van Meenen on October 21, 2009  |   No Comments »

multitasken-708434

 

We beantwoorden e-mail als we telefoneren. We maken afspraken terwijl met met een half oor luisteren naar de radio. Constant worden we gestoord door collega’s, sms’jes en andere zaken. Het is wetenschappelijk bewezen als je je aandacht over verschillende activiteiten moet verdelen dat je minder efficiënt werkt. Multitasken = constant schakelen tussen verschillende taken.

We hebben ongeveer 15 minuten nodig om terug volledig geconcentreerd te zijn op de taak waarmee we bezig waren. Taken duren langer en daardoor ben je minder productief. Het is complexer werken, je krijgt meer stress en maakt sneller fouten.

Hoe stop je nu het multitasken ?

  • Maak een to do lijst van alle taken die je zeker die dag wilt doen.
  • Vraag je af of je alle zaken die dag moet doen of kunnen er zaken wachten ?
  • Schrijf alle zaken die in je hoofd spoken op. Zo is je hoofd leeg en kun je beter focussen. 
  • Plan je dag en probeer ‘s morgens al een belangrijke, moeilijke taak te doen.
  • Doe taken één voor één en concentreer je.
  • Check e-mail op vaste tijdstippen. Zet het geluidje of envelopje uit.
  • Zet je gsm uit of vraag een collega de telefoon even over te nemen.
  • Plan overlegmomenten met je collega’s i.p.v. elkaar de hele dag door te storen.
  • Neem een echte middagpauze en laad je batterijen op. 

Vragen of opmerkingen ? Stuur een mailtje naar de Kantoorcoach Sabine van Meenen. Je vindt mij terug op www.secretarysupport.be

Hoe organiseer je je werkplek ?

Posted by Sabine Van Meenen on September 22, 2009  |   No Comments »

Niet organiseren is nooit te wijten aan tijdgebrek. Maar ligt aan de manier hoe je nadenkt over alles wat je leven binnenkomt. Teveel spullen rondom je kan heel stresserend zijn. Als de papierberg groeit op je bureau, probeer je de stapels te negeren. Maar die papieren herinneren je constant aan je achterstand. Je wordt er angstig en zenuwachtig door. Als je alles ordent waar het thuishoort dan voel je je nadien veel rustiger. Je kunt je veel beter focussen op je werk.

42-15928139

Met volgende tips gaat het zeker lukken:

- Overloop dagelijks alle documenten die binnenkomen en beslis direct wat je ermee gaat doen.

- Leg op je bureau alleen de zaken waar je op dat moment mee bezig bent.

- Maak er een gewoonte van dagelijks je bureaublad op te ruimen.

- Gebruik geen post-its, losse briefjes, etc… Ze gaan gemakkelijk verloren en ogen rommelig.

- Berg overbodige spullen zoals boeken, pennen, elastiekjes, paperclips,..direct op.

- Verwijder teveel vergeelde foto’s, kaders, decoraties en frutsels. Deze maken je onrustig.

- Noteer een afspraak onmiddellijk in je agenda.

Een opgeruimd bureau geeft een opgeruimd gevoel. Dit geeft rust op je werkplek en in je hoofd. Ga vandaag nog de stapels te lijf !

Hulp nodig om je werkplek te (re)organizen ? Surf naar www.secretarysupport.be.

Hoe word je e-mail de baas ?

Posted by Sabine Van Meenen on August 27, 2009  |   2 Comments »

Pakweg 25 jaar geleden in het stenen tijdperk van ICT tikten we onze brieven netjes uit met een oerdegelijke typemachine. De brief werd per post verstuurd in de hoop binnen 14 dagen nieuws te ontvangen.

Vandaag worden we overspoeld door e-mail. We krijgen gemiddeld zo’n 20 à 60 mailtjes per dag. En als je niet binnen enkele uren reageert, krijg je vaak een herinneringsmailtje.

Maar hoe krijg je dan dagelijks je inbox leeg ?

  • Beslis over e-mail net zoals over fysieke post. Ga je het deleten, ga je het bewaren of moet je nog iets doen met het e-mailtje ?
  • Wees kort en zakelijk in e-mail. Stel vragen volgens het 4-W principe.
  • Gebruik een duidelijke onderwerpregel.
  • Let op taal-en spellingsfouten voor je op “verzenden” klikt.
  • Doe het geluid of envelopje uit. Zo ben je niet steeds geneigd je mail te checken.
  • Geef zo weinig mogelijk je zakelijk e-mailadres door en gebruik een goede spamfilter.
  • Gebruik zo weinig mogelijk cc’s.
  • Neem eens vaker de telefoon, het is veel persoonlijker.
  • Leer efficiënter werken met Outlook. Je kunt er ongelooflijk veel mee doen.

Als je op vaste tijdstippen je e-mail verwerkt is het perfect mogelijk op het einde van elke werkdag je inbox leeg te hebben.

Outlook coach nodig ? Surf naar www.secretarysupport.be.

Een goed archief = van zoeken naar vinden

Posted by Sabine Van Meenen on July 16, 2009  |   No Comments »

Het papierloze kantoor is een utopie. Met de komst van internet en e-mail lijkt onze papierberg alleen maar groter geworden. Dagelijks worden we overspoeld door informatie. Als een document efficiënt en overzichtelijk gearchiveerd is, dan vind je het sneller terug.

De meeste mensen hebben een hekel aan archiveren omdat hun klasseersysteem niet simpel genoeg is. We moeten binnen de 30 seconden iets kunnen terugvinden. Lukt dit niet dan hebben we een gebrek aan een goed systeem.

Daarom deze tips om beter te archiveren:

  • Inventariseer alles wat moet gearchiveerd worden.
  • Maak een duidelijk verschil in je dagelijks werkarchief en je documentatiearchief .
  • Maak een goede keuze in archiefsysteem: digitaal, ringmappen, hangmappen…
  • Gebruik een logisch en simpel opgebouwd archiefsysteem.
  • Steek elke avond alle stukken terug in het archief. Dit vraagt zelfdiscipline.
  • Iedereen klasseert op dezelfde manier.
  • Gebruik identieke labels.
  • Zorg voor een voorraadje hangmappen of ringmappen.
  • Schoon jaarlijks je archief op.
  • Archiveer digitaal en op papier op dezelfde manier.
  • Houd rekening met de wettelijke bewaartermijnen.
  • Leer meer weggooien.

Een goed archief bespaart geld, ruimte en tijd !
Hulp nodig met het beter indelen van je archief ? Surf naar www.secretarysupport.be