Author Archive

Leo Babauta over de kracht van minder

Posted by Johan DHaeseleer on January 13, 2009  |   No Comments »

leo2Leo wordt genoemd als één van de experten over productiviteit en eenvoud. Naast een populaire blog Zen habits schreef Leo een aantal populaire e-books (oa Zen To Done, de perfecte mash-up tussen GTD en Covey).   De Nederlandse vertaling van dit boek is gratis te downloaden bij Lifehacking.nl.  

Enige dagen geleden deed ik een interview met Leo (via email).  De vragen waren nog geen 6 uur naar Leo gestuurd en de antwoorden zaten al in mijn inbox.  Respect.

Leo heeft een nieuw boek geschreven “The Power of Less”.  Het boek focust (hoe kan het ook anders) op minder en eenvoudiger.

Leo startte zijn Zen Habits-blog na een aantal veranderingen in zijn leven. (Gaande van stoppen met roken, vroeg opstaan tot het lopen van een marathon).  Hij wou wat hij geleerd had zoveel mogelijk delen met anderen.  Blijkbaar zijn een groot aantal mensen geïnteresseerd in de onderwerpen die Leo aansnijdt.

·         Gewoontes veranderenpower-of-less1

·         Productiever en effectiever worden

·         Focus houden

·         Eenvoud

Zijn blog ging van één lezer (zijn vrouw) naar 80.000 lezers op 1 jaar tijd.
Wanneer ik Leo vraag naar zijn inspiratie noemt hij Elaine St James, Gandhi, Thoreau en Tim Ferrins.  Ook productiviteitsadepten zoals Gina Tripani, Adam Pash, David Allen en Stephen Covey behoren tot zijn inspiratiebronnen.

De 80/20 regel van Pareto is duidelijk de grootste inspiratiebron geweest voor Leo’s recentste  boek “The power of Less”. In dit boek beschrijft Leo wat de principes zijn die hij gebruikt in de toepassing van de 80/20 regel.    In het tweede deel van het boek worden deze principes toegepast op o.a. taken, doelen en email.
Leo  identificeert de essentiële taken en projecten in alles wat hij doet.  Hij kiest voor het essentiële zowel in het werk als in het leven. Voor hem maakt het een groot verschil omdat hij een grotere impact krijgt met minder tijd.  De gouden tip van Leo is focus op één  taak – nl. de essentiële taak – geen multitasking.
Wat is de essentiële productiviteitstool voor Leo?  Hij zou niet kunnen zonder Gmail om zijn eenvoud en het gebruiksgemak.

Leo gelooft in geven zonder de verwachting iets terug te krijgen.(De ‘echte’ netwerkgedachte volgens o.a. Jan Vermeiren - de networking coach) .   Hij deelt dan ook zonder aarzelen zijn favoriete boekenlijst non-fictie en fictie.

Zijn grootste passies zijn schrijven en tijd doorbrengen met zijn familie.  Leo leeft met zijn vrouw en zes kinderen op het eiland Guam.

Je kan het boek kopen o.a. via Amazon of Proxis.

Staand vergaderen bespaart je tijd, geld en energie.

Posted by Johan DHaeseleer on January 6, 2009  |   No Comments »

Is staand vergaderen iets voor believers en non-believers? Uit mijn persoonlijke ervaring dacht ik van wel. Tot ik het onderzoek van Prof. Peter Vink te lezen kreeg.

Ik heb gedurende 18 maand in mijn vorige job een sta tafel getest. Soms leek het of ik de enige was die voorstander was. Sommige vergaderingen werken rechtstaand. Lijfelijk bewegen helpt om andere hersenpaden aan te spreken. Zelf ben ik voorstander om te kunnen kiezen tussen rechtstaand of zittend; afhankelijk van de grootte van de groep en het succesvol resultaat van de meeting.
Er zijn volgens David Allen 5 redenen voor meetings.
  • Het geven van informatie
  • Het krijgen van informatie
  • Ontwikkelen van mogelijkheden
  • Beslissingen nemen (via het consensus model of een andere ‘afgesproken’ procedure)
  • Warm menselijk contact
Bij minder dan zes deelnemers en de eerste vier redenen gaat mijn keuze uit naar staand vergaderen. Intuïtief geeft staand vergaderen mij voordelen. Ik voel veel sneller dat mijn aandacht weggaat. Ik ben daardoor sneller terug bij het onderwerp van de meeting. Meetings duren minder lang.
Prof. Peter Vink , teammanager Omgeving en Innovatie bij TNO deed onderzoek naar de effecten van staand vergaderen. Uit dit onderzoek kwam naar voor dat er in Nederland 10 miljard euro zou kunnen bespaard worden door regelmatig staand te vergaderen.

Tno Nederland

Myths of Innovation en het blijven plakken van GTD

Posted by Johan DHaeseleer on February 3, 2008  |   No Comments »

Hoe de vijf factoren die bepalen hoe snel innovatie zich verspreidt, de snelheid waarmee GTD plakt voor mij verklaart.

Vandaag was ik wat folders in mijn archief aan het opkuisen. Dit is zo’n actie die je kan doen wanneer je weinig energie hebt om dingen te doen. Deze folders opkuisen moest toch ooit eens gebeuren.

In de folder ‘Samenvattingen’ zitten notities die ik maak wanneer ik boeken lees. Ik ga in de toekomst trachten mijn snelheid van samenvatten (en dus ook mijn hoeveelheid gelezen boeken) te vergroten.

Het boek ‘The Myths of Innovation’ stond op mijn kandidaat boekenlijst.

Scott Berkum beschrijft o.a. de vijf factoren die maken dat innovatie snel verspreid. Met het nalezen van mijn samenvatting zie ik de link hoe het komt dat een aantal tools voor mij echt hefbomen geworden zijn. Ik probeer dit te doen aan de hand van GTD.

  1. Relatief voordeel. De waarde van het nieuwe heeft zich bewezen t.o.v. het oude. Het gepercipieerde voordeel.
    De voordelen van GTD t.o.v. elk ander systeem of geen systeem zijn groot.
  2. Compatibiliteit. Hoeveel inspanning is er nodig om van het ene systeem naar het andere te gaan? Wanneer de kost groter is dan het voordeel zullen de meeste mensen niet proberen. En gelijk hebben ze.
    Het kost heel weinig om GTD te proberen. Het leuke er aan is dat je na een week of zes resultaat voelt en dat anderen dit ook zien.
  3. Complexiteit. Hoeveel leren is er vereist om het nieuwe te proberen? Hoe kleiner de gepercipieerde kloof, hoe groter de graad van acceptatie.
    Om GTD te kunnen toepassen moet je kunnen schrijven, denken, organiseren, herbekijken en doen. Dit kan iedereen die met kenniswerk zijn brood verdient. In mijn workshop klopt dit ook. Nog niemand heeft om die reden de zaal verlaten.
  4. Probeerbaarheid. Hoe gemakkelijk is het om te proberen. Hoe gemakkelijker, hoe gemakkelijker de aanvaardbaarheid.
    Met GTD kan je onmiddellijk aan de slag omdat je geen nieuwe tools nodig hebt. Tevens voorzie ik in mijn workshops materiaal zodanig dat deelnemers kunnen starten. Ik wil het workshopenthousiasme gedurende zes weken hoog houden.
  5. Observeerbaar. Hoe visueel zijn de resultaten van de innovatie. Hoe zichtbaarder de resultaten, hoe sneller de oppiksnelheid.
    Wanneer je GTD toepast wordt dit heel snel zichtbaar. Je wordt betrouwbaarder. Je krijgt meer dingen gedaan. Je bent tevredener omdat je weet wat je hebt gedaan.

Naast deze vijf parameters bevat dit boek nog een schat aan andere informatie.

Hier vind je een presentatie door de auteur zelf.

Mount Everest : van kamp naar kamp, stap voor stap

Posted by Johan DHaeseleer on January 20, 2008  |   No Comments »

mount everestOp 11 januari 2008 overleed Sir Edmund Hillary.  Deze man stond als eerste op de top van de Mount Everest.

Wat heeft Mount Everest te maken met slimmer werken?

Heb je nog nooit het gevoel gehad dat een opdracht zo groot leek dat je jezelf er niet meester over zag?  Dat de berg zo hoog en zo moeilijk leek dat het onmogelijk leek om de top te bereiken.

Als je dat gevoel kent, dan is het beeld van de top bereiken en de volgende stap iets voor jou. 
In GTD termen is dat het gewenste resultaat. Misschien is het beeld van de top van de Mount Everest bereiken wel niet het goede beeld.   Ik gebruik liever het beeld van de finish lijn halen.  Was dan de top van de Mount Everest halen niet de finishlijn voor Sir Edmund?   Ik betwijfel het. Hij was anders geen 88 jaar geworden.   De finishlijn zal eerder terug aan de voet van deze grote berg gelegen hebben.

finishfinishWafinishfinishar ligt de finishlijn voor jouw groot project? Is dat duidelijk en helder genoeg voor jou?

Toen Sir Edmund de berg beklom ging hij van kamp naar kamp.  Je kan die immense opdracht opsplitsen in kleinerfinishfinishfinishfinishe stukken.   Dat geeft het voordeel dat je telkens een finishlijn kan leggen.  Niks zo motiverend als de finishlijn van iets bereiken.

Om die finishlijn te bereiken is het nodig dat je weet wat de volgende stap is. De volgende fysieke stap die je gaat nemen is belangrijk.  Als je die niet kent kun je die actie ook niet doen.

Een concreet voorbeeldje : een nieuw busisnesskaartje maken.  De finishlijn is een professioneel kaartje. 

  • Tussenfinish 1 : digitale eerste versie 
  • Tussenfinish 2 : definitieve digitale versie  
  • Tussenfinish 3 : laten drukken en snijden van kaartjes
  • Finishlijn :  afhalen en betalen van businesskaartfinishfinish

Stel dat ik de tussenfinishlijn 2 overschreden heb,  wat zou dan de volgende stap zijn?  Een printshop vinden en prijs vragen.  Ken ik een aantal printshops uit de buurt? Nee.  Ik herinner me dat mijn neef ook kaarten heeft laten maken. Hij was tevreden over de kwaliteit en de prijs.  Ok, de volgende stap is Geert bellen en hem de gegevens van de shop vragen. 

Het voordeel aan het werken met verschillende versies is dat het gemakkelijker is voor mij om te beginnen.  Een eerste versie die niet definitief hoeft te zijn, helpt mij om een project in gang te zetten of te houden.

Ook Sir Edmund beklom en daalde de Everest stap voor stap af.

73 cm Slimmer werken

Posted by Johan DHaeseleer on January 14, 2008  |   1 Comment »

De blog van Matthew Cornell is één die op mijn wekelijks te checken websites – lijst staat. Matt schrijft juweeltjes als je interesse hebt in persoonlijke productiviteit: degelijk uitgewerkt en steeds voorzien van interessante links.

Matt en ik skypen regelmatig rond de Master in Personal Productivity die Matt wil opzetten en behalen. Dankzij Matt heb ik een boek van Brian Tracy leren kennen. “Time Power – A Proven System for Getting More Done in Less Time Than You Ever Thought Possible.”

Eén van de adviezen van Brian is om zoveel te investeren in je hoofd als in je wagen. Onderdeel van zijn gegarandeerde methode om rijk te worden. Als dat lukt, hoor je het wel ;=)

In 2007 (het is het moment om het jaar te overschouwen hé) heb ik 73 cm boeken (de bovenstaande stapel) over personal productivity gelezen of herlezen. In volgorde zoals ze op onze tafel stonden.

  • The right decision every time – Luda Kopeikina
  • Crazy busy – Edward M. Hallowell
  • Never check e-mail in the morning – Julie Morgenstein
  • Crash course on getting things done – Larry J. Koenig
  • The 10 natural laws of successful time and life management – Hyrum W. Smith
  • Take back your time – Jan Jasper
  • Order from chaos – Liz Davenport
  • It’s hard to make a difference when you can’t find your keys – Marilyn Paul
  • De wet van de stimulerende wanorde – David Freedman & Eric Abrahamson
  • Kwalitijd – Steven Poelmans
  • Weg met alle regels – Marcus Buckingham & Curt Coffman
  • The 8th habit – Stephen R. Covey
  • Mind like water – Jim Ballard
  • Doe het vandaag! – Tanja van Essen
  • Snel lezen – Tony Buzan
  • Stress vriend & vijand – Theo Compernolle
  • Doe het nu! – David Allen (slechte vertaling nieuwe versie staat op mijn voorlopige 2008 lijst)
  • Het tachtig/twintig principe – Richard Koch
  • The 4-hour workweek – Timothy Ferriss
  • The Toyota way – Jeffrey K. Liker
  • Work 2.0 – Bill Jensen
  • Lifehacker – Gina Trapani
  • Mind hacks – Tom Stafford & Matt Webb
  • The myth of the paperless office – Abigail J Sellen
  • The instant productivity toolkit – Len Merson
  • Execution the discipline of getting things done – Larry Bossidy & Ram Charan
  • Mind performance hacks – Ron Hale-Evans
  • Flow – Mihaly Csikszentmihalyi
  • First things first – Stephen R. Covey
  • Do it tomorrow – Mark Forster
  • Eat that frog – Brian Tracy
  • The power of full engagement – Jim Loehr
  • Time bandits – Stuart Briscoe
  • The effective executive – Peter F. Drucker
  • De kracht van nee – William Ury
  • Getting things done – David Allen
  • The simplicity survival handbook – Bill Jensen
  • Simplicity – Bill Jensen

Welke boeken over persoonlijke productiviteit vind jij dat volgend jaar op mijn gelezen lijst zou mogen staan?

Link

Matt’s Idea Blog

Wordt 5C voor de kenniswerker wat 5S is voor de niet-kenniswerker?

Posted by Johan DHaeseleer on January 7, 2008  |   No Comments »

Kan je nog een opsplitsing 5C maken tussen kenniswerkers en niet-kenniswerkers?   Ik denk het niet. Het is mijn indruk dat we allemaal de combinatie van de twee zijn.  De verhouding tussen kennis- en fysiek werk zal verschillend zijn.  In feite zou dus iedereen zowel 5S als 5C best kennen.

5S  is een mnemoniek voor een methodologie die een onderdeel vormt van workflow management.  Het is één van de sleutelconcepten van Kaizen en Toyota Production System. Een aantal mensen beschouwen 5S als het opruimen van de werkplaats. Het is echter veel meer. Het gaat over een functionele organisatie van de werkplek. Zodanig dat er efficiënt, veilig en relax kan gewerkt worden.

Een aantal kenmerken zijn :

  • gezond verstand
  • eenvoudig
  • niet altijd gemakkelijk om vol te houden
  • visuele controle

De overstap naar de kenniswerker werd – voor mij – gemaakt door David Allen en zijn GTD®-methodologie.

Zijn methodologie bestaat uit 5 stappen – David Allen en Jan benoemen ze anders dan ik doe.

  1. Corral : (verzamelen)  Ik hou meer van dit beeld dan dat van verzamelen.  Misschien heeft het er mee te maken dat mijn gedachten nogal durven ontsnappen.  Ze samendrijven en samen houden zoals vee geeft voor mij beter weer hoe het er aan toe gaat.
  2. Clarify : (verhelderen) Helder maken wat nog duister is of in de mist zit.  Ook de eindmeet bepalen. Daarbij ook zoeken naar de volgende actie om die eindmeet te kunnen bereiken.
  3. Categorise : (organiseren) Plaats het resultaat van het verhelderen in categorieën die voor jou betekenis hebben.
  4. Check : (herbekijken) Herbekijk je categorieën zo veel als nodig om de juiste keuze te maken wanneer je acties gaat afwerken.
  5. Complete : (doen).

Een mnemoniek, is dat niet tegenstrijdig met de principes van een leeg hoofd?  Ja en nee.  Als een mnenoniek dient om zaken te onthouden die voor jou geen actie meer inhouden, ga gerust je gang. In het andere geval…

Oh ja, hier vind je de mnemoniek voor 5C op papier. ;=)

MultitasKINGs zijn inefficiënte multitaSLAVEs

Posted by Johan DHaeseleer on December 27, 2007  |   No Comments »

Bovenstaande titel is afkomstig van Theo Compernolle.  Theo is een expert wat stress betreft.

Naast je hoofd leeg maken en houden is uni-tasking één van de fundamenten van de GTD-methodologie van David Allen.   Een methode  om op een stressvrije manier meer dingen gedaan te krijgen.

Je kan één actie tegelijkertijd doen. Als je toch anders probeert kost het je niet alleen meer tijd maar, zoals onderzoekers ontdekt hebben, ook kwaliteit. 

Algemeen wordt aangenomen dat vrouwen beter zijn in multitasking.  Ik denk dat de beide sexen even goed zijn (of even slecht) in meerdere dingen tegelijk te doen.   Ik geloof dat vrouwen beter uitgerust om sneller te switchen tussen verschillende taken.   Een competentie welke in de toekomst belangrijker zal worden.   Wat mannen zal helpen om deze ‘biologische’ handicap te overbruggen is het hoofd leeg houden.   Het is wel merkwaardig dat op de workshops ‘GTD’ die ik binnen Colruyt geef de vrouwelijke deelnemers in de meerderheid zijn. Op deze manier vergroten ze dus hun voorsprong. ;=)

Linken :  

Website Theo Compernolle.  

Je kan Theo tegen multitasking bezig horen op radio1.

Eén van de vele studies over multitasking.

Poka Yoke

Posted by Johan DHaeseleer on December 17, 2007  |   No Comments »

Je kan ideeën of concepten die bedoeld zijn om voor een flow te zorgen in productie ook voor jezelf aanwenden. Misschien doe je dat zonder het te weten. De meeste van die concepten zijn weinig meer dan de toepassing van gezond verstand.

Eén van de concepten is Poka-Yoke. Manieren, hulpmiddelen zoeken om dingen van de eerste keer alleen maar goed te kunnen doen.

Ik heb altijd een oplader bij voor mijn GSM. Zo kan ik mijn GSM opladen wanneer het nodig is. Laatst zat ik met een vriend in Nederland op restaurant.
De ober was gedienstig toen ik hem vroeg of hij mijn ‘mobieltje’ kon opladen. Hij was wel verbaasd toen ik hem ook mijn wagensleutels gaf. Ook mijn vriend trok grote ogen.

Mijn gewenste resultaat was dat ik bij het gesprek kon zijn en mijn GSM uit mijn gedachten kon houden. Tevens zou ik niet graag in België staan zonder mijn telefoon.
Op deze manier zou vertrekken naar België niet mogelijk geweest zijn.

Het beste is dat ik in 90% van de keren dat ik deze truk toepas mijn sleutels afhaal voordat ik het restaurant verlaat.