Het verzamelen en ordenen is heel belangrijk om je hoofd leeg te krijgen. Maar als je niks doet met wat je hebt verzameld, dan werkt het systeem uiteraard niet. Een hele simpele raad om het systeem van David Allen te doen lukken is: doe het. Iedereen kent het gevoel wanneer je een taak hebt volbracht. Hoe leuk is het niet om een taak te schrappen op je todo-lijstje?

Wel, dit systeem geeft je de kans om steeds dat gevoel opnieuw te beleven door je taken ook effectief aan te pakken.

Misschien ervaar je dat het moeilijk is om aan die bepaalde taak te beginnen? Jef Cumps, medeauteur van deze blog heeft hierover een interessant berichtje geschreven op zijn eigen website: “geraakt jouw todo-lijstje afgewerkt?“.

Heel veel succes !

1. Verzamel
2. Verwerk
3. Organiseer
4. Bekijk
5. Doe

Bekijk je lijsten is de vierde stap richting efficiënter werken.
Heel het opzet van getting things done heeft natuurlijk geen zin als je de lijsten niet dagelijks nakijkt.

Ik kan me wel voorstellen dat hierin een gezond evenwicht vinden niet zo gemakkelijk is. Stel je voor dat je een aantal deadlines moet halen en je bekijkt de lijsten wat je allemaal nog moet doen, dan kan ik me voorstellen dat je nog meer stress krijgt. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Daarom:

• Bekijk je lijsten ‘s avonds voordat je naar huis vertrekt. Werk je dat 17u00? Maak dan vanaf nu een einde aan je dag om 16u40. Plan de dag van morgen met de resterende 20 minuten.
• Neem de lijsten en kijk wat nu belangrijk is om te doen.
• Versleep de actiepunten naar je map “volgende acties” zoals ik bij organiseer aangaf.
• Overloop ook even alle andere lijsten: misschien zie je in de lijst “in wacht” dat je al lang wacht op een bevestiging? Zo kun plannen dat je die persoon morgen zal contacteren.

Nu kun je met een gerust gemoed naar huis.

Wekelijks reserveer je een half uurtje om het hele systeem te evalueren of een brainstorm te houden. Zo ben je er steeds zeker van dat je lijsten up to date zijn en dat je hoofd helemaal leeg is!
Taco Oosterkamp schreef een leuk artikel over het wekelijks onderhoud en hij biedt bovendien een checklist aan zodat je niks vergeet!

Veel succes !

1. Verzamel
2. Verwerk
3. Organiseer
4. Bekijk
5. Doe

Van de 5 stappen, is dit misschien wel de belangrijkste fase.
Tijdens deze stap organiseren we alle items waar een “actie” mee moet gebeuren.

We gaan de actie verdelen in lijsten. David Allen beschrijft er vier:

Volgende acties
Dit is je werkelijke actielijst of je todo-lijst. Hier zet je de taken in met informatie wat er concreet moet gebeuren. Bijvoorbeeld: Tim bellen om een vergadering te beleggen over het jaarrapport.
Schrijf ook bij de actie waar het moet doorgaan: op kantoor, via telefoon, via email, thuis, …

Projecten
Alles wat meer dan één actie vereist, is een project. In deze map beschrijf je het project en krijg je de kans om ze op te volgen. Schrijf bij elk project wat de verschillende stappen zijn. Neem telkens de “volgende stap” mee naar de map “volgende actie” of de map “in wacht”. Zo draag je zorg voor de continuïteit van het project.

In wacht
In deze map zet je elke taak die je hebt gedelegeerd of een externe gebeurtenis. Je hebt bijvoorbeeld een offerte aangevraagd of je een collega moet je een bepaald rapport bezorgen? Deze zaken horen thuis in de map “in wacht”.

Overloop regelmatig wat er in de map zit om te checken of er geen herinnering moet gestuurd worden.

Ooit / misschien
Waarschijnlijk zijn er projecten of taken die je ooit wilt verwezenlijken? Een verbouwing aan het huis, een nieuw project op het werk, … maar de tijd is nog niet rijp? Wel, dit kun je in deze map deponeren. Zo ben je zeker dat je het niet vergeet en hoef je er verder niet meer over na te denken.

Software?

Er bestaan heel veel verschillende programma’s die je helpen om de mappen te beheren.
Via lifehacker.com vond ik een zeer goede tip: kladblok van Google.

Om hiermee aan de slag te kunnen is het enige wat je nodig hebt een gratis account bij Google.
Daarna maak je de vier mapjes aan en organiseer je alles wat je in de eerste fase hebt verzameld.

Een mapje aanmaken doe je door op “een nieuwe kladblok aanmaken” te klikken en het de juiste naam te geven.
In een mapje kun je dan lijsten opnemen zoals bellen, emailen, @ kantoor, @ thuis, @ winkel, …. Dit doe je door te klikken op “gedeelte toevoegen”.
De verschillende items kun je heel eenvoudig verslepen naar de juiste map.

Bekijk nu elke dag je “verzamelemmers” en beslis wat je ermee moet doen.

• Onmiddellijk uitvoeren als het minder dan twee minuten zal duren.
• Wegwerpen
• Klasseren in een van de mappen

Extra mogelijkheden

Krijg je email in Gmail waar iets mee dient te gebeuren of lees je iets op het net waarmee later aan de slag wilt, kun je dit zeer eenvoudig toevoegen aan je kladblok door de Firefox extension. Het is eenvoudig in gebruik: downloaden, installeren en wanneer je iets wilt toevoegen aan je kladblok: tekst selecteren + rechtermuisknop + “noteren”.

Het is mogelijk om je kladblok te delen met anderen. Hierdoor kunnen anderen iets posten in jouw lijst.

Het is handig om hiervoor een extra map aan te maken, nl. inbox. Klik verder op “opties voor delen”. Persoonlijk zou ik aanraden om enkel deze map te delen. Zo blijf je controle houden over de andere mappen.

In een volgende stap beschrijf ik de vierde fase “bekijk”.

Veel succes !

1. Verzamel
2. Verwerk
3. Organiseer
4. Bekijk
5. Doe