De kerstperiode komt eraan. Het moment om onze beste wensen te versturen naar onze relaties. Hebben we wel één bestand met alle contactgegevens van onze kennissen, zakelijke relaties, collega’s en vrienden ?
Krijg je af en toe retour gezonden post omdat het adres verkeerd is ? Of worden e-mails teruggestuurd met ‘user unknown’ ? Als je regelmatig tijd verspilt om de juiste contactgegevens te zoeken van een collega of relatie, dan moet je je databestand eens van nabij bekijken.
8 Tips voor het verbeteren van je databestand:
- Denk erover na welke gegevens je precies nodig hebt van je contacts. Zijn het enkel adresgegevens of wens je vb ook hun verjaardag bij te houden, of een korting die een klant krijgt ?
- In hoeveel systemen zitten momenteel je contactgegevens ? Inventariseer waar je contactgegevens momenteel zitten. In je gsm zitten telefoonnrs, in het outlookbestand de e-mailadressen, enkele visitekaartjes op papier ? Werk met 1 databestand voor al je contacts.
- Zorg voor een actueel adressenbestand. Als adressen niet compleet zijn of verouderd dan moet je de juiste gegevens opvragen. Dit is éénmaal tijdrovend maar nadien kom je niet steeds het verkeerde gegeven tegen.
- Digitaliseer je databestand. Heb jij nog een ouderwets adresboekje? Werk met een digitaal bestand. De programma’s Outlook, Excel of Access lenen zich daar perfect toe. Een CRM-pakket gekoppeld met je boekhouding of facturatie moet gemakkelijk te exporteren zijn voor mailings of om gegevens op te vragen.
- Let op de juiste schrijfwijze. Mensen appreciëren het dat hun naam en adres correct geschreven is. Dat straalt professionaliteit uit.
- Breng de gegevens op 1 uniforme manier in. Dit vraagt enige discipline opdat alle medewerkers op dezelfde manier invoeren.
- Leer efficiënt werken met een digitaal databestand. Het is heel handig om mailings te doen en brieven of etiketten samen te voegen. Maar als de vaardigheid ontbreekt verlies je tijd met zaken nog manueel te doen.
- Neem een back-up van je contactgegevens. Als je tijd en energie in de opmaak van een actueel bestand gestoken hebt, zorg dat die gegevens regelmatig gebackupt worden.
Van zodra je databestand up to date is, kun je in een mum van tijd je wensen versturen, een reclamecampagne opzetten of gewoon een telefoonnummer van een contact opzoeken. Succes ermee !
Hulp nodig met het opzetten van je databestand ? Surf naar www.secretarysupport.be
|
|
:
Tags: Contactpersonen